Synthesio, une entreprise virtuelle ?

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Synthesio, une entreprise virtuelle ?

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Des collaborateurs répartis sur trois sites à Paris et en banlieue, une équipe en Inde… parle-t’on d’une multinationale ? Non, tout simplement d’une start-up Internet ! Si l’augmentation inéluctable des coûts de transport de personnes et le développement des nouvelles technologies commencent seulement à modifier les habitudes de travail de nombreuses entreprises, Synthesio a du faire le grand saut du travail à distance.

En effet, le temps est la denrée la plus précieuse pour une jeune entreprise, qui doit donc impérativement compenser son manque de ressources par une plus grande efficacité : pas question de perdre des heures chaque jour dans les transports en communs, ni d’attendre en vain un document clé ou de participer à des réunions chronophages et improductives. La solution ? Limiter les déplacements au strict minimum, réaliser à distance les démonstrations client et surtout… dématérialiser l’information.

Ainsi, les collaborateurs de Synthesio bénéficient d’un ensemble d’outils collaboratifs, qui vont du plus simple au plus abouti, leur permettant de travailler à distance :

  • Partage de fichiers
  • Roadmap : partage des tâches, de leur priorisation et de leur suivi
  • CRM : partage des contact et suivi des informations client

Les principaux écueils de cette dématérialisation peuvent être évités, à condition de respecter quelques règles essentielles :

  • Sauvegarder régulièrement sur un site distant et sécurisé toutes les données qui sont au cœur de l’activité de l’entreprise
  • Prévoir des possibilités d’export des données nécessaires afin de permettre aux collaborateurs de travailler à la fois online et offline, lors de déplacements notamment
  • Mettre à disposition des collaborateurs des interfaces simples, personnalisées et ergonomiques pour gérer leurs données, et surtout pour les rechercher et les trouver le plus rapidement possible. Cela tombe bien, c’est justement le cœur de l’activité de synthesio !

S’il est vrai que les métiers gravitant autour de l’informatique (webmaster, graphiste, etc.) se prêtent plutôt bien à cette forme de télétravail, sa mise en œuvre nécessite une grande rigueur et une autonomie certaine de la part des collaborateurs. Surtout, la mesure de la performance est naturellement décorellée du temps de travail et se fonde sur le résultat. Ainsi, le télétravail s’accommode mieux d’une direction par objectifs.

Bien entendu, les rencontres physiques restent indipensables pour discuter de problèmes de fond autour d’un paperboard, recruter ou former les collaborateurs, ou tout simplement déjeuner en équipe ! Toutefois, le simple fait de se poser systématiquement la question “suis-je vraiment obligé de me déplacer pour effectuer cette tâche ?” amène souvent une réponse surprenante…

Finalement, la principale difficulté rencontrée consiste souvent dans le choix du moyen de communication le plus adapté à une situation donnée : téléphone fixe, VoIP via Skype, téléphone mobile, SMS, mail ou Instant Messaging (IM)… En attendant la convergence de ces différentes technologies, seule la pratique permet de déterminer le canal de communication le plus efficace !



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